Ci siamo passati tutti, che sia un semplice compleanno tra amici o un importante ed ampio evento, organizzare un’occasione tale è causa di ansie e preoccupazioni.
L’obiettivo è sempre quello di realizzare un avvenimento memorabile che rimanga impresso nella mente dei partecipanti il più possibile,
È possibile, però, eliminare ogni preoccupazione legata all’organizzazione seguendo delle piccole e semplici linee guida che, se rispettate, garantiranno un successo assicurato.
L’evento
Il primo passo, anche se all’apparenza scontato, è quello di delineare alla perfezione l’evento che si andrà a celebrare.
Possiamo dividere i possibili eventi in tre macro categorie, che saranno definite da un linguaggio differente, in base anche al pubblico invitato e di riferimento.
La prima macro categoria racchiude gli eventi corporate, ovvero tutte quelle celebrazioni legate al mondo aziendale e quindi dal tono formale e professionale.
All’interno di questa categoria possiamo trovare:
- Eventi di team building
- Meeting aziendali di varia natura
- Showcase di prodotti fisici
- Workshop
- Convegni dedicati
- Feste aziendali generiche
La seconda categoria sono gli eventi pubblici, spesso opposti per linguaggio agli eventi corporate, sono definiti da una natura più informale e spesso familiare.
Questa caratteristica non ne semplifica l’organizzazione, anzi, trovare un linguaggio adatto a tutti resta ad oggi uno dei punti più ostici dell’organizzazione, nonché il più importante per la riuscita complessiva dell’evento.
Nella categoria degli eventi pubblici possiamo trovare:
- Concerti
- Conferenze stampa
- Inaugurazioni
- Mostre di varia natura
- Festival
Il terzo ed ultimo segmento racchiude gli eventi privati, ovvero quegli eventi non precisamente categorizzabili per natura, ma dal linguaggio variabile in base ai singoli casi.
In questa terza ed ultima macro categoria sono racchiusi:
- Catering
- Ricevimenti
- Feste di compleanno
- Anniversari
- Celebrazioni varie
Il budget
Una volta definita la natura dell’evento, il secondo fattore da considerare è, solitamente, quello di maggiore interesse per l’organizzatore, ovvero il budget.
Definire ed allocare in maniera precisa e fin da subito quanti soldi voler investire nell’evento, permette di non cadere vittime di spese folli in dettagli inutili.Un budget alto non è sinonimo di una buona riuscita, anzi, un budget ridotto e scandito precisamente in partenza potrebbe garantire migliori risultati del caso precedentemente indicato.
Dove si fa l’evento: La location
Il seguente dettaglio materiale da discutere e decidere è il luogo in cui si terrà l’evento.
La location è il dettaglio che tutti i partecipanti si ricorderanno maggiormente, sia in positivo, che in negativo.
È importante quindi definire con largo anticipo questo aspetto, contattando i proprietari del luogo ed effettuando una prenotazione il prima possibile.
I fattori che dovrebbero influire sulla scelta della location sono i già citati budget e natura dell’evento, ma scendendo più nel dettaglio bisogna considerare anche la capienza del luogo, la disponibilità di parcheggio, la zona (se residenziale non è possibile fare rumori dopo un certo orario), il paesaggio e un eventuale servizio ristoro.
Cosa si fa all’evento: Il programma
L’ultimo dettaglio da definire preventivamente è il programma stesso della giornata in cui si tiene l’avvenimento.
Scandire i tempi, anche in modo grossolano, permette di dare ad ogni segmento temporale la giusta importanza, evitando momenti morti e quindi insoddisfazione e noia generale.
Un piccolo aiuto esterno
Se tutti questi passaggi dovessero sembrare particolarmente difficoltosi da affrontare da soli, nessun problema, c’è la soluzione.
Non è difficile imbattersi con una rapida ricerca online in agenzie di organizzazione eventi, che una volta ricevute le linee guida accompagnano il cliente verso l’organizzazione perfetta.
Tra queste aziende vale la pena citare Nosilence, che oltre ad affiancare il cliente nell’organizzazione, mette a disposizione anche svariati servizi per arricchire l’esperienza, come attrazioni per i più piccoli, trasferimenti con vari mezzi di trasporto, uffici stampa per la promozione dell’evento, stampe, gadget e molto altro consultabile sul loro sito.
Insomma, dopo questa guida non hai più scuse.
Hai tutte le indicazioni per creare (o farti aiutare a creare) il tuo prossimo evento memorabile che stupirà tutti in positivo.